Projektmanagement Agiles Projektmanagement – zehn Erfolgsfaktoren für agile Projekte

Von Carolin Klein, Online-Marketing-Managerin

Wie gelingen agile Projekte? Hier zehn Praxistipps, die zu beachten sind, wenn Sie ein agiles Projekt planen und durchführen.

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(Bild: advitago academy)

Agile Projektmanagement-Methoden versprechen viele Vorteile gegenüber dem klassischen Projektmanagement. Dennoch scheitern viele agile Projekte – oft bevor sie richtig beginnen. Das kann verschiedene Gründe haben. Mit den folgenden Tipps gelingen agile Projekte.

1. Relevante Stakeholdergruppen definieren

Definieren Sie zu Projektbeginn die Projektbeteiligten, also alle relevanten Stakeholder. Schreiben Sie dazu alle Personen auf, die entweder direkt vom Projektergebnis profitieren oder indirekt Auswirkungen auf den Projekt­erfolg haben oder haben könnten. Mit diesen beiden Gruppen sind die wichtigsten Stakeholder abgedeckt.

Notieren Sie ausserdem, ob die Stakeholder dem Projekt gegenüber eher positiv oder negativ gestimmt sind und welchen Einfluss sie auf das Gesamtprojekt haben. Die Definition der relevanten Stakeholdergruppen ist die Basis für den folgenden Kommunikationsplan.

2. Nutzen und Ziele des Projekts kommunizieren

Bevor ein Projekt starten kann, muss allen Beteiligten das Projektziel klar sein. Zwei Fragen stehen dabei im Mittelpunkt: «Wozu wird das Projekt gemacht?» und «Für wen wird das Projekt gemacht?». Ausserdem muss der Auftraggeber definieren, was mit dem Projekt erreicht und welcher Nutzen dadurch erzielt werden soll.

Legen Sie die Ziele und den Nutzen strukturiert, verständlich und nachvollziehbar für alle Projekte des Unternehmens fest. Das kann zum Beispiel in Form einer Project Inception, einer Anforderungstabelle, oder einer klassischen Projekt-Checkliste erfolgen. Das Ziel des Projekts sollte für alle Projektbeteiligten transparent und klar kommuniziert sein und auch während des Projekts stetig in Erinnerung gerufen werden. Ein klares Ziel ist die Grundlage für die Projektvision und für einen gemeinsamen Projektfahrplan.

3. Das passende agile Vorgehen wählen

Im agilen Projektmanagement gibt es zahlreiche Methoden, die eingesetzt werden können. Zu den bekanntesten gehören das Scrum-Modell, die Kanban-Methode und der kreative Design-Thinking-Ansatz. Wann genau sich welche Projektmanagement-Methode am besten eignet, ist nicht so einfach zu beantworten. Jedoch bietet es sich an, zu reflektieren, ob in der Vergangenheit bereits ähnliche Methoden verwendet wurden, ob die Technologien sowie alle Anforderungen bekannt sind und ob sich die Aktivitäten für die nächsten drei Monate planen lassen.

Bei neueren und unerprobten Technologien und komplexen Anforderungen bieten sich Methoden wie Design Thinking und Scrum an. Bei eher bekannteren Technologien und klaren Anforderungen können Sie auf die Kanban-Methode oder hybrides Projektmanagement zurückgreifen – wobei es sich bei weniger komplexen Projekten lohnt, ein klassisches Wasserfall-Modell oder V-Modell zu nutzen.

4. Das Projekt so klein wie möglich halten

Allgemein gilt: Je kleiner ein Projekt gehalten wird, desto niedriger ist dessen Komplexitätsgrad und desto übersichtlicher sind die Strukturen und Kommunikationswege im Projekt. Ist der Interpretationsspielraum zu gross, werden Entscheidungen oft falsch getroffen. Das behindert die Umsetzung und Planung des Projekts. Bei grösseren und komplexeren Projekten bietet es sich an, das Projekt in einzelnen Serien zu realisieren.

5. Kontinuierlicher Austausch im Team

Eine transparente und klare Kommunikation ist das A und O im agilen Projektmanagement. Projektleitung, Kunde und das Projektteam müssen zu jeder Zeit wissen, in welcher Phase das Projekt steht, welche Schritte geplant und welche Veränderungen gewünscht sind. Ein kontinuierlicher Austausch innerhalb des Projektteams schafft Klarheit und einen Überblick über die aktuellen Aufgaben, Ideen und Hindernisse aller Beteiligten sowie über die Stimmung und Motivation im Team.

Wird mit dem Scrum-Vorgehensmodell gearbeitet, werden im Daily Scrum Meeting, einem 15-minütigen täglichen Austausch des Projektteams, die genannten Punkte angesprochen. So ist es dem gesamten Team möglich, rechtzeitig Hindernisse aus dem Weg zu räumen, den Ablauf des Projekts zu optimieren und andere Teammitglieder bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

6. Regelmässige Retrospektiven durchführen

Neben dem kontinuierlichen Austausch im Team sollten Sie bei agilen Projekten regelmässig gezielte Retrospektiven durchführen. Bei klassischen Lessons Learned Meetings wird nach Projektabschluss über die erfolgten Schritte und Verbesserungsmöglichkeiten für das kommende Projekt diskutiert. Im Gegensatz dazu findet die Retrospektive im agilen Projekt mehrmals und während des Projektverlaufes statt. Die Retrospektive sollte immer für das Ende einer Iteration, also eines Projektzyklus (in der Scrum-Methode als Sprint bezeichnet), eingeplant werden und bis zu drei Stunden dauern.

Das Meeting dient zur regelmässigen Reflexion. Auf offener und ehrlicher Basis sollen dabei Themen aus der letzten Iteration angesprochen und diskutiert werden und das Team soll gemeinsam überlegen und letztendlich entscheiden, was in der folgenden Iteration verbessert und angepasst werden kann.

7. Den Kunden mit einbeziehen

Bei agilen Praktiken steht die Zusammenarbeit mit dem Kunden im Fokus. Die Anforderungen des Kunden und seine Zufriedenheit haben oberste Priorität im Projekt. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, bei dem der Kunde in der Regel nur das Endprodukt sieht, wird er beim agilen Projektmanagement aktiv in die Entwicklungsphasen des Projekts einbezogen. Durch einen regelmässigen Austausch werden ihm die Zwischenergebnisse des Produkts frühzeitig vorgestellt und er kann es testen und Feedback dazu abgeben.

Das Einbeziehen des Kunden hat sowohl für den Kunden als auch für das gesamte Projektteam viele Vorteile. Sie können so vermeiden, dass der Kunde am Ende mit dem Produkt unzufrieden ist. Ausserdem kann das Team das Produkt rechtzeitig anpassen, wenn die zu Beginn formulierten Kunden­anforderungen nicht erreicht werden. Das macht den Entwicklungsprozess effektiver.

8. Coachings für alle Projektbeteiligten organisieren

Alle Projektbeteiligten sollten sich mit den agilen Methoden auskennen, die im Projekt eingesetzt werden. Agile Seminare, Workshops und Online-Trainings helfen dabei, die agilen Methoden zu verinnerlichen und in der Praxis richtig anzuwenden. Da ein agiles Projekt nur funktioniert, wenn allen Beteiligten die Vorgehensweisen bekannt sind, sollten Projektmanagement-Schulungen im Unternehmen angeboten werden.

Die Organisation von Schulungen und agilen Coachings für das gesamte Projektteam ist Aufgabe des Projekt Management Office. Nach dem Scrum-Modell ist ausserdem der Scrum Master dafür verantwortlich, dass alle Teammitglieder die agilen Praktiken und Theorien verstehen. Der Scrum Master agiert demnach als Ansprechpartner für Fragen zur agilen Vorgehensweise.

9. Eigenverantwortung im Projektteam stärken

Eine hohe Eigenverantwortung der Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter fördert selbstständiges Handeln jeder einzelnen Person im Team. Ihr Team arbeitet motivierter und bringt eher Optimierungsvorschläge ein. Die gute Stimmung im Team wirkt produktiv, was sich wiederum positiv auf das Produktergebnis auswirkt.

Stärken Sie die Eigenverantwortung in Ihrem Projektteam, indem Sie eine tolerante Fehler- und Feedbackkultur sowie gegenseitiges Vertrauen aufbauen, dem Team gegenüber Wertschätzung zeigen und die Projektvision klar kommunizieren.

10. Teambuilding-Massnahmen durchführen

Teambuilding-Massnahmen bieten nicht nur Abwechslung zum Projektalltag, sie steigern auch die Motivation aller Beteiligten und schweissen das Projektteam zusammen. Selbst wenn sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice befinden, können online Team Events wie Rätsel-Abende, Kochkurse und Weinproben stattfinden.

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