ERP-Lösung Digitalisierung und durchgängige Prozesse

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Standortübergreifendes Fertigen ist bereits eine Herausforderung für sich. Wenn dann noch Schwesterfirmen an einem anderen Standort involviert sind, wird es doppelt komplex. Das weiss auch der Schweizer Hersteller von Luftkeimsammlern, die MBV AG. Eine Digitalisierungsstrategie half, Prozesse durchgängig zu gestalten und Medienbrüche zu überwinden. Mittendrin als Daten- und Prozess-Drehscheibe: die ERP-Lösung von proAlpha.

Wenn Micha Tiefenbach aktuelle Auswertungen braucht, muss er nicht lange suchen. Der Chief Operating Officer (COO) von MBV, einem Schweizer Hersteller von mikrobiologischen Luftkeimsammlern, holt sich die neuesten Zahlen einfach aus dem ERP-System. Dass dies reibungslos funktioniert, verdankt er vor allem der Digitalisierungsstrategie, die er 2018 mit entwickelt und ab 2019 federführend umgesetzt hat. Kern der Strategie ist eine gemeinsame IT-Infrastruktur für MBV und das Schwesterunternehmen Femron. Am Stammsitz der MBV werden die Geräte entwickelt, konstruiert und weltweit verkauft. Die Produktion und Montage übernimmt die knapp 70 km entfernte Femron.

Hochpräzise Instrumente für die sichere Produktion

Die präzisen und hochwertigen, in der Schweiz gefertigten Luftkeimsammler kommen weltweit in der Pharma-, Kosmetik- und Lebensmittelindustrie, in der wissenschaftlichen Forschung sowie in der Herstellung medizinischer Geräte zum Einsatz. Überall dort helfen sie, mikrobielle Verunreinigungen der Luft zu bestimmen.

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Für Produktion und Vertrieb lief der Informationsaustausch zwischen MBV und Femron in der Vergangenheit über E-Mail. Dies bedeutete viel Doppelarbeit, sämtliche Daten und Belege mussten in zwei ERP-Systemen erfasst und abgelegt werden. Die Digitalisierungsstrategie sah daher einen zentralen Datenpool für die gesamte Wertschöpfungskette vor.

Per Cloud in die Zukunft

Es zeigte sich rasch: Ein einheitliches ERP-System für beide Unternehmen bot hier die meisten Vorteile. Die Software des mittelständischen Anbieters proAlpha entsprach dabei am besten dem Anforderungskatalog. Dazu gehörte auch der Betrieb in der Pri­vate Cloud. COO Tiefenbach erklärt: «Grundsätzlich können wir mit der Cloud flexibler skalieren. Wir ergänzen oder reduzieren Server nach Bedarf.» Schon in der ERP-Einführung zeigten sich die Vorteile, denn das Team hatte bis zum Go-Live-Termin beider Unternehmen nur 12 Monate Zeit. «Der Cloud-Ansatz half uns, Komplexität aus dem Projekt zu nehmen. So konnten wir uns ganz auf die Einführung der Anwendung konzentrieren.»

Prozessautomatisierung beginnt im Teilestamm

Für MBV gehören internationaler Wettbewerb und Kostendruck zu den täglichen Herausforderungen.

Die Schweizer begegnen dem durch eine möglichst grosse Prozesseffizienz und Automatisierung. Und die beginnt schon in der Konstruktion: Unmittelbar nach der Freigabe einer 3D-Zeichnung übergibt proAlpha sämtliche Produktdaten mit einem PDF der Zeichnung an den Teilestamm. Wurden früher Stammdaten in der CAD-Software und den beiden ERP-Systemen uneinheitlich geführt, sind sie heute überall identisch. «Das erleichtert sowohl die Kommunikation mit Kunden als auch intern und natürlich mit der Femron. proAlpha ist der Schlüssel für unsere abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit», bekräftigt Tiefenbach.

Ein Modell seiner Luftkeimsammler bietet MBV in mehreren Varianten an. Sobald der Vertrieb im Kundengespräch alle nötigen Parameter geklärt hat, befüllt er die Eingabemaske des proAlpha-Produktkonfigurators. Dieser erstellt daraus automatisch ein Angebot. Handelt es sich um eine bisher nicht gefertigte Variante, legt der Konfigurator direkt ein neues Teil an – sowohl im übergeordneten Master-Mandanten als auch bei MBV und Femron.

Auftragsabwicklung Hand in Hand

Mit jeder eingehenden Bestellung startet eine eng verzahnte Prozesskette zwischen den Schwesterfirmen. Zunächst erstellt proAlpha bei MBV den Auftrag und sendet ihn an Femron. Hier wird er geprüft und das voraussichtliche Fertigstellungsdatum an den Vertrieb bei MBV übermittelt. Dieser wiederum bestätigt dem Kunden Auftrag und Liefer­termin. Parallel initiiert das ERP-System im Mandanten der Femron den Produktions­auftrag und überträgt alle nötigen Parameter zur Produktion und Montage.

Nach Fertigmeldung entstehen dort Lieferschein und Rechnung an die MBV, die daraufhin bei sich den Wareneingang verbucht. Dank proAlpha folgen alle Arbeitsschritte genau nach dem definierten Prozess: «Jeder Mitarbeiter wird heute direkt per Workflow benachrichtigt und ist mit einem Klick im richtigen Auftrag. Das ist viel effizienter als früher», sagt Tiefenbach.

Ausserdem sei es viel leichter, dass sich Mitarbeiter, etwa in der Finanzbuchhaltung, gegenseitig vertreten. Dazu brauche es neben der identischen Software auch einheitliche Prozesse, so Tiefenbach: «proAlpha hat uns hier deutlich vorangebracht. Wir sehen ganz klar Synergien in beiden Unternehmen.»

Damit alles ineinandergreift

Für die Stammdatenreplikation und den automatisierten Belegaustausch setzt MBV auf die serviceorientierte Integration Workbench (INWB) von proAlpha. Von dieser Datendrehscheibe profitieren alle Bereiche, darunter Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Projektmanagement, Einkauf, Logistik und Service. Sie finden in proAlpha stets aktuelle Bewegungs- und Stammdaten, auch wegen des integrierten CRM und Dokumentenmanagements. Die Produktion nutzt zudem das Advanced Planning and Scheduling (APS) zur automatisierten Ressourcenplanung. Über die Datenqualität wacht das proAlpha-Modul Data Quality Manager.

Für spezielle Anforderungen im Export hat MBV ferner die Anwendung Easy Export, eine Filing-Lösung für e-dec von Asal, sowie das Sanktionslistenmonitoring des pro­Alpha-Partners Format angebunden. In Kürze kommt noch eine Software zur Präferenzkalkulation hinzu.

Mit proAlpha Ray in eine flexible Zukunft

Ab Frühjahr 2024 setzt MBV die proAlpha-​Version 9.3 in der browserbasierten Version proAlpha Ray ein. «Webfähigkeit war uns von Anfang an wichtig. Egal ob von zu Hause oder im Büro, mit Ray kann jeder von überall seine Aufgaben erledigen. Das ist die Zukunft», so der COO. Mit dem Start der neuen proAlpha-Version erweitern ausserdem die Partnerlösungen piaX Service und piaX CRM die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens. Lohndaten für eine umfassende Betriebsbuchhaltung kommen aus der HR-Lösung Abacus.

Gezieltes Steuern statt Prinzip Zufall

Als sein persönliches Highlight nennt Tiefenbach den einfachen Zugang zu allen Daten. Die meisten Informationen zieht sich der COO bereits aus den vorgefertigten Statistiken.

Für zusätzliche Ad-hoc-Auswertungen nutzt er den proAlpha Analyzer. «Aus COO-Sicht habe ich so einen kompletten Blick auf die Daten und damit die Möglichkeit, wirksam zu steuern.»

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