Digital Adoption Geheimrezept für die erfolgreiche Digitale Transformation

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Software ist längst zum Schlüsselfaktor in Unternehmen geworden. Doch wie effizient nutzen Mitarbeitende die – oftmals teuer eingekauften – Tools wirklich? Die sogenannte Digital Adoption entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg von Transformationsprojekten.

Digitale Transformation ist längst eine Notwendigkeit, die über den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen entscheidet. Viele Unternehmen investieren erhebliche Summen in Software und IT-Lösungen, doch diese Investitionen bringen oft nicht den erhofften Return on Investment (ROI). Eine Umfrage von Userlane und PwC zeigt: Nur 46 % der befragten CIOs und IT-Leiter geben an, dass ihre digitalen Initiativen den erwarteten ROI erreichen oder übertreffen. Ein zentraler Grund: Die Vermittlung zwischen Technik und Mitarbeitenden scheitert und Mitarbeitende sind dadurch nicht in der Lage, die neuen Technologien effizient zu nutzen. An diesem kritischen Punkt kommt die „Digital Adoption“ ins Spiel – der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation.

Was bedeutet Digital Adoption?

Digital Adoption beschreibt den Prozess, durch den sichergestellt wird, dass Mitarbeitende neue Software und Technologien vollständig verstehen und in ihre Arbeitsprozesse integrieren. Ziel ist es, dass die Anwender nicht nur oberflächlich mit den neuen Tools umgehen, sondern diese effektiv und produktiv nutzen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Obwohl die Kompetenz Digital Adoption zu einem Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg zählt, wird das Problem häufig unterschätzt.

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CIOs sehen die Digital Adoption als eine der Hauptherausforderungen der digitalen Transformation. In der eingangs erwähnten Umfrage geben 93% der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen in Sachen Digital Adoption nicht gut aufgestellt ist. Welche Auswirkungen hat das im Detail?

Auswirkungen einer niedrigen Adoptionsrate

• Steigende IT-Kosten: Mitarbeitende, die auf Softwareprobleme stossen, wenden sich an den IT-Support, was deren Arbeit unterbricht und wertvolle IT-Ressourcen bindet, die anderweitig produktiver eingesetzt werden könnten.

• Frust bei Mitarbeitenden: Wiederkehrende Schwierigkeiten bei der Software-Nutzung beeinträchtigen das Mitarbeitererlebnis und erzeugen Unzufriedenheit.

• Höhere Schulungskosten: Schulungen, die ihre Ziele nicht erreichen, stellen Kosten dar, die eingespart werden könnten.

• Sinkende Produktivität: Softwareprobleme führen zu einem erheblichen Zeitverlust, der Millionen von Arbeitsstunden kostet. Zudem stören Mitarbeitende ihre Kollegen bei der Problemlösung, was die Ablenkung im Team verstärkt.

• Minderwertiger Geschäftsnutzen von Softwareinvestitionen: Oft werden nur die grundlegendsten Funktionen einer Software genutzt, was die Rentabilität der Investition erheblich mindert.

• Gefahr der «Tech-Fluktuation»: Entscheidungsträger treffen unter Umständen falsche Entscheidungen und wechseln zu Konkurrenzprodukten, obwohl die Probleme häufig auf unzureichende Nutzung der vorhandenen Software zurückzuführen sind, nicht auf das Produkt selbst.

Je mehr Software im Einsatz ist, desto dringlicher wird die Situation. Die wachsende Komplexität moderner Softwarelösungen und der Druck, schneller als je zuvor auf neue Technologien umzusteigen, führt in vielen Unternehmen zu Frustration. Dem Bericht zum Stand der Digital Adoption (2022) von Userlane zufolge verlieren Mitarbeitende rund eine Stunde pro Woche durch ineffiziente oder fehlerhafte Nutzung von Software.

Ein zentraler Faktor, warum viele Digitalisierungsprojekte scheitern, liegt also gar nicht in der Technologie selbst, sondern in deren Nutzung. Der Einkauf von Software-Lösungen allein, garantiert keine erfolgreiche Transformation. Die Herausforderung liegt darin, die Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, die neuen Werkzeuge effektiv zu nutzen. Wie also verhelfen Unternehmen ihre Mitarbeitenden zu einer besseren Performance und einer guten Digital Adoption? Digital Adoption-Plattformen (DAP) bieten hierfür eine Lösung. Diese KI-gestützten Systeme analysieren das Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden und bieten kontextbezogene Unterstützung in Echtzeit an.

Die Messbarkeit von Digital Adoption

Digital Adoption Plattformen bieten zweierlei Mehrwert: Erstens einen Überblick über alle Tools, die im Unternehmen genutzt werden inklusive einer Auskunft über die Performance dieser Programme. Zweitens eine kontextbezogene Schritt-für-Schritt-Anleitung für jede browserbasierte Anwendung.

CIOs verlassen sich zunehmend auf datengestützte Analysen, um fundierte Investitionsentscheidungen treffen zu können. Bisher war es jedoch schwierig Digital Adoption zu messen, da es an Standards fehlte. Dank moderner KI-gestützter Tools lassen sich heute anonymisierte Daten über die Nutzung von Unternehmenssoftware erheben. Die zentralen Fragen hierbei sind: „Wie und in welchem Umfang interagieren Mitarbeitende mit den verschiedenen Anwendungen? Welche Probleme treten dabei auf?“

Effektive Digital Adoption Plattformen nutzen standardisierte Analysewerkzeuge, um ein ganzheitliches Bild der Softwarenutzung zu erhalten. Sie messen unter anderem, wie aktiv und umfassend Mitarbeitende die Software verwenden, wie oft sie darauf zurückgreifen und ob sie ihre Aufgaben erfolgreich abschliessen. Ergänzend werden Umfragen eingesetzt, um die Zufriedenheit der Nutzer zu ermitteln. Das von Userlane entwickelte „HEART“-Framework etwa analysiert die Softwarenutzung anhand fünf zentraler Dimensionen: Happiness, Engagement, Adoption, Retention und Task Success. Diese Kennzahlen liefern wertvolle Einblicke in die Effizienz und den Mehrwert der eingesetzten Software. Sie decken ungenutzte Potenziale auf, sodass CIOs gezielt Massnahmen ergreifen können – etwa unnötige Lizenzen kündigen oder gezielte Schulungen anbieten.

Kontextbezogene Echtzeit-Hilfe für Mitarbeitende

Die Nutzungsanalyse ist jedoch nur der erste Schritt, um eine erfolgreiche Integration von Software in Prozesse anzustossen. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende im nächsten Schritt positive Erfahrungen mit den neuen Software-Systemen machen. Digitale Adoption-Plattformen (DAP) bieten hier eine effektive Lösung, indem sie interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt in der Software zur Verfügung stellen. So müssen die Nutzer die Anwendung nicht verlassen, um Unterstützung zu erhalten. Diese bedarfsgerechte Hilfe ermöglicht es Mitarbeitenden, Wissenslücken eigenständig zu schliessen und Probleme sofort zu bewältigen. Konkret bedeutet das, dass sich die DAP wie eine Maske über jede Software legt und wie ein Navigationssystem innerhalb der Software fungiert. Mitarbeitende können sich somit bei jedem Arbeitsschritt durch den digitalen Lotsen begleiten lassen und beliebig oft wiederholen – oder die Hilfe nur punktuell bei Bedarf in Anspruch nehmen.

Die Nutzung von DAP steigert die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden im Umgang mit Software. Das beschleunigt den Lernfortschritt und entlastet Kollegen, die um Hilfe gebeten werden, ebenso wie den IT-Support. Auch ersetzen DAP Unternehmensschulungen nahezu komplett. Fortbildungen, die in Gruppen und zu festgelegten Terminen stattfinden, bringen einige Nachteile mit sich: Nicht jeder Mitarbeiter kann richtig abgeholt werden, da wegen Urlaub oder Krankheit nicht jeder anwesend sein kann. Ausserdem fehlt es meist noch an Praxiserfahrung, sodass wichtige Fragen erst im Nachhinein aufkommen. Unternehmen müssen mit sehr unterschiedlichen Wissensständen und Software-Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden umgehen, wobei auch das Onboarding neuer Mitarbeitender nicht übersehen werden darf. In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle treten neue Herausforderungen auf, die durch Schulungen nur schwer abzubilden sind. Und doch investiert ein typisches deutsches Unternehmen jährlich erhebliche Summen in Softwareschulungen.

Fallbeispiele: Der ROI von Digital Adoption

Die Vorteile einer erfolgreichen Digital Adoption liegen damit auf der Hand: Indem Mitarbeitende effizienter arbeiten, steigt die Produktivität und der Supportaufwand sinkt. Schulungskosten können gesenkt oder sogar komplett eingespart werden, da das Wissen direkt im Arbeitsprozess vermittelt wird. Zudem lassen sich durch eine gezielte Analyse der Softwarenutzung ungenutzte Lizenzen identifizieren und unnötige Kosten vermeiden.

Ein konkretes Beispiel ist das Unternehmen FORVIA Hella, das dank der Einführung der Digital Adoption Plattform von Userlane seine Ausbildungskosten um 25 % senken konnte. Auch die Deutsche Bahn verzeichnete nach der Einführung einer DAP eine Reduktion der Supportanfragen um 48 %. Die Linde Group konnte die Onboarding-Dauer für Lieferanten halbieren. SABIO, ein Anbieter von Wissensmanagement-Software, konnte die Interaktionsrate der Nutzer um 80% steigern. Solche Erfolge verdeutlichen, wie entscheidend Digital Adoption für den ROI von Softwareprojekten ist.

Die Zukunft von Digital Adoption

Die Rolle von Digital Adoption wird in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Die Arbeitswelt wird zunehmend digitaler, und der Druck auf Unternehmen, mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten, wächst. Unternehmen, die frühzeitig auf Digital Adoption setzen, schaffen die Grundlage für langfristigen Erfolg.

Digital Adoption ist dabei weit mehr als nur ein technisches Hilfsmittel – sie ist der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung von Unternehmen. Investitionen in neue Softwarelösungen allein reichen nicht aus, um die digitale Transformation voranzutreiben. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden befähigt werden, diese Tools effektiv zu nutzen. Digital Adoption Plattformen wie die von Userlane bieten hierfür die ideale Lösung: Sie unterstützen die Mitarbeitenden im Arbeitsprozess, reduzieren den Schulungsaufwand und maximieren den ROI. In einer Welt, die zunehmend von Technologie bestimmt wird, ist Digital Adoption der entscheidende Erfolgsfaktor für Unternehmen, die ihre digitale Zukunft aktiv gestalten möchten.

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